Projecten organiseren op Viadesk

Als je veel werk wilt kunnen verzetten, dan is het erg belangrijk dat je geen tijd verliest als gevolg van een slechte organisatie van je werk.

projecten organiseren

In een eerder artikel – op Virtueel Present – heb ik al eens gezegd dat ik graag samen met mijn klanten op Viadesk werk. Viadesk is een cloud.

Maar ook als mijn klant dat niet wil, kan ik zelf op Viadesk voor die klant werken. Op Viadesk werken heeft heel veel voordelen omdat het werk er goed georganiseerd kan worden.

Nieuwsbrieven maken

Ik zal dit concreet maken met een voorbeeld.

Stel dat jij mij wilt inhuren om op regelmatige basis je nieuwsbrieven voor je te maken.

We gaan dan overleggen over die nieuwsbrief, waardoor er geleidelijk aan heel veel informatie ontstaat:

Informatie over

  • de kleuren die je wilt gebruiken
  • de header die je wilt gebruiken
  • de inhoud van de nieuwsbrief
  • de plaatjes die je in de nieuwsbrief wilt plaatsen

Al die informatie wil ik graag zo organiseren dat ik alles snel en gemakkelijk terug kan vinden en er mag niets zoek raken.

Groepen

Allereerst maak ik dan een groep voor je aan. Een groep is een speciale pagina op Viadesk waarop ik alle informatie die met jou te maken heeft kan bewaren en ordenen.

Mijlpalen

Daarna maak ik mijlpalen aan. Een mijlpaal is een project. In dit voorbeeld gaan we op regelmatige basis een nieuwsbrief versturen, bijvoorbeeld eens per maand.

Ik maak dan voor de eerstkomende nieuwsbrieven mijlpalen aan. Bij iedere mijlpijl hoort een deadline: de datum van verzending van je nieuwsbrief.

Taken

Binnen een dergelijke mijlpaal kan ik taken aanmaken.

Die taken zijn de kleine stapjes die we moeten zetten om uiteindelijk een nieuwsbrief te kunnen verzenden.

Taken kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • uiterste datum waarop de aan- en afmeldformulieren klaar moeten zijn
  • uiterste datum waarop jij de tekst gaat aanleveren
  • de uiterste datum waarop ik jou de eerste test ga sturen

viadesk

 

Gerelateerde items

Op Viadesk kan ik aan iedere taak gerelateerde items hangen, zoals e-mailcorrespondentie, teksten, plaatjes en andere bestanden.

Zo hoef ik nooit te zoeken naar die ene e-mail waarin we afgesproken hebben welke kleuren we gaan gebruiken, ik hoef nooit te zoeken naar dat ene plaatje dat je in je nieuwsbrief wilt hebben.

Het staat allemaal bij elkaar.

plaatje viadesk

E-mails

Maar er is nog een voordeel.

Als wij per e-mail aan het overleggen zijn, dan komen er heel veel ideeën. Niet al die ideeën gaan we ook daadwerkelijk gebruiken. Maar ze staan wel allemaal in die e-mailcorrespondentie.

Een e-mailcorrespondentie kan dan erg lang worden en als ik iets terug zou willen vinden, zou ik al die ideeën opnieuw moeten lezen. Terwijl ik al weet dat we die ideeën niet gaan gebruiken, maar ja, dat ene idee dat we wel gaan gebruiken staat er ergens tussen.

Zo gaat dat soms met e-mails, maar niet op Viadesk.

  • Op Viadesk heb je de mogelijkheid om aantekeningen bij een e-mail te maken.

Dus als wij in een e-mail twintig ideeën hebben besproken waar we er maar eentje van gaan gebruiken, dan maak ik een korte samenvatting van dat ene idee dat we gaan gebruiken en die samenvatting hang ik aan de e-mail.

Hierdoor verlies ik geen tijd aan het zoeken naar informatie in een e-mailcorrespondentie. Maar als jij vergeten bent wat we precies hadden afgesproken, dan heb ik die e-mail direct bij de hand om ‘m naar je toe te sturen, zodat jij het rustig kunt nalezen.

Samenwerken

Viadesk is helemaal niet bedoeld om daar in mijn eentje te gaan werken, maar het kan wel.

Gemakkelijker is het natuurlijk als we daar gaan samenwerken. We hoeven dan helemaal niet meer te mailen. Het overleg dat je nu per e-mail doet, kun je dan gewoon op Viadesk zetten.

Alle teksten, alle opmerkingen, alle beslissingen, alles staat bij elkaar.

Je krijgt gewoon geen e-mails meer van me, je krijgt alleen een alert van Viadesk om je te vertellen dat ik er iets heb neergezet.

En je kunt je alerts zo instellen dat je niet vaker dan eens per 24 uur een alert krijgt. Zo kun je alles lezen en afhandelen op een tijd je jou uitkomt.

En als het project voltooid is, vinken we “voltooid” aan en dan komt er een streepje door te staan. En dan beginnen we aan iets nieuws.

 

volg ons op Twitter

Advertenties

Reageren?

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s