Starten met Viadesk

Als we gaan samenwerken, kan het eventueel handig zijn als we hier Viadesk voor gebruiken.

Viadesk is een een soort “virtueel kantoortje”.

De reden waarom we dit eventueel gaan doen:

  • minder e-mail verkeer, doordat we in ons virtuele kantoortje kunnen communiceren
  • we hoeven geen schema’s meer heen-en-weer te sturen

Als we besluiten op Viadesk te gaan werken doen we dat dus om meer overzicht te krijgen en minder e-mailverkeer.

Viadesk

Viadesk als kantoortje

Omdat jij de opdrachtgever bent en ik je assistent, moet dat virtuele kantoortje op jouw naam staan. Dat is belangrijk want anders kan ik jou uit het kantoortje zetten 🙂

Als het kantoortje op jouw naam staat, kan ik jou niet uit het kantoortje zetten, maar jij kunt mij wel uit het kantoortje zetten 😦

Starten met Viadesk

Maar misschien heb jij een assistent nodig omdat je niet zo handig bent met kantoortjes e.d. aanmaken, daarom ga ik het kantoortje aanmaken op jouw naam.

Jij krijgt dan een link waar je op moet klikken. Die link dient om te bevestigen dat jij het kantoortje hebt aangemaakt. Als je dat gedaan hebt, ga ik op jouw naam naar het kantoortje om mezelf uit te nodigen. En dan is het kantoortje een feit.

Lees eerst even de voorwaarden waar je mee akkoord moet gaan als je op Viadesk wilt werken.

Naar de groep gaan

Je hebt een adres van het kantoortje en je hebt inloggegevens. Hiermee ga je naar binnen in het kantoortje.

In het kantoortje zie je een heleboel staan, dat mag je allemaal negeren.

Het enige waar je op moet letten is het menu bovenaan de pagina. Hier zie je staan: Groepen.

Als je het menu Groepen opent, zie je daaronder een aantal namen van zaken waar we mee bezig zijn, bijvoorbeeld: Facebook.  Klik daarop.

Mijlpalen

Je komt dan op een nieuwe pagina waar je links in de zijbalk o.a. ziet staan: Taken.

Als je op Taken klikt, zie je daarna een keuze-menu:

taken

Met behulp van dit menu kun je een selectie maken zodat je alleen de taken te zien krijgt die je ook werkelijk wilt zien.

Als eerste zie je achter weergeven staan: Alle mijlpalen. Een mijlpaal is een grote klus, een taak is een klein, behapbaar stukje van een mijlpaal. Als alle taken van die mijlpaal klaar zijn, is de mijlpaal bereikt.

Als je achter Weergeven het menu Alle mijlpalen opent kun je kiezen uit:

  • Alle mijlpalen
  • Alle taken
  • of je kiest voor een specifieke mijlpaal

In het menu daarnaast kun je kiezen voor wie die taak is (bijvoorbeeld voor jou).

En in het menu daarnaast kun je kiezen voor welke periode.

Of je kiest ervoor om alle onvoltooide taken te laten tonen, of juist alle voltooide taken.

  • Doordat we werken met mijlpalen en taken, hebben we geen schema meer nodig waarin we bijhouden wat we allemaal moeten doen.

Mijlpalen en taken

Als je gekozen hebt zie je daarna de namen van de mijlpalen in dikke letters met daaronder de namen van de verschillende taken in aanklikbare blauwe letters.

Als je op de naam van zo’n taak klikt, dan kun je reageren. Je kunt een tekstje onder die taak zetten.

  • Dat tekstje vervangt ons e-mail verkeer.

Als je daar een tekstje plaatst, krijg ik een berichtje van Viadesk, zodat ik weet dat jij er iets geschreven hebt.

En als ik een tekstje plaats, dan krijg jij een berichtje van Viadesk, zodat jij weet dat ik daar iets voor je heb neergezet.

Het grote verschil met gewoon e-mail verkeer is dat je die berichtjes van Viadesk gewoon weg kunt gooien. De werkelijke inhoud ga je behandelen door naar Viadesk te gaan.

En ander groot verschil is dat de structuur van een taak met tekstjes erbij, het onlogisch maakt om bij een dergelijke taak over andere onderwerpen dan die taak te communiceren.

In een e-mail kan dat wel gebeuren, waardoor het later lastig is om communicatie over dat andere onderwerp (dat niet bij de titel van de e-mail hoort) terug te vinden.

Taak is klaar

Bij iedere taak zie je helemaal bovenaan een klein vakje staan waar je een vinkje in kunt zetten als de taak klaar is.

Starten met Viadesk

Lijkt dit een verbeterde oplossing voor al het papier dat je nu gebruikt om systeem aan te brengen en overzicht te houden?

Judith de Vries VA
volg ons op Twitter

Advertenties

Reageren?

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s